Доку-Сфера решает следующие задачи:

  • обеспечение централизованного и безопасного хранения документов организации;

  • предоставление сервисов полнотекстового поиска как по атрибутам, так и по содержанию документа;

  • организация движения документов между подразделениями, группами сотрудников или отдельными сотрудниками;

  • автоматизация и повышение качества контроля исполнительской дисциплины посредством установки и автоматического мониторинга сроков прохождения электронных документов;

  • автоматизация создания бизнес-процессов, регулирующих и управляющих маршрутами движения электронных документов;

  • обеспечение разграничения прав доступа сотрудников к информационным ресурсам предприятия, как на уровне групп документов, так и на уровне отдельных документов;

Функциональные возможности

  • организация централизованного хранения документов предприятия в едином информационном пространстве;

  • создание поискового аппарата по всему фонду электронного архива, позволяющего пользователю проводить многоаспектный поиск как по атрибутам, так и по содержанию документов;

  • автоматический контроль за сроками хранения документов;

  • безопасный доступ к документам сотрудников предприятия, а также сотрудников удаленных филиалов и подразделений посредством разграничения прав доступа;

  • удешевление процессов хранения, поиска, обработки документов предприятия;

  • создание бизнес-процессов, управляющих маршрутами и сроками прохождения документов между подразделениями предприятия и отдельными сотрудниками;

  • создание справочников, описывающих правила обработки для каждого типа и вида документа;

  • автоматическая рассылка электронных уведомлений о движении документа, или изменении его состояния всем заинтересованным лицам;

  • автоматическая привязка исходящих документов к входящим – построение цепочек документов;

  • автоматическая регистрация входящих документов из внешних ресурсов, например, из электронной почты;

  • поддержка бумажных документов предприятия – регистрация бумажных документов, создание метаданных (карточек), отслеживание, и контроль сроков нахождения бумажных документов в подразделениях и у отдельных сотрудников предприятия;

  • контроль сроков прохождения документа – для каждого этапа исполнения документа предусмотрена возможность установления срока выполнения;

  • автоматическая рассылка электронных уведомлений о превышении сроков выполнения документа, визуальное выделение просроченных документов, а также документов с истекающими сроками, для каждого типа и вида документа предусмотрена настройка момента уведомления о истечении срока выполнения документа;

  • учет и анализ рабочего времени сотрудников - автоматическое добавление записей в отчеты занятости при выполнении каждой задачи исполнителем;

  • личный кабинет пользователя – при назначении задачи сотруднику, в его личном кабинете, в модуле «календарь» автоматически создается метка на дате, когда задание должно быть выполнено;

  • электронная приемная руководства предприятия – любой сотрудник может записаться на прием к руководителю, выбрав время приема из настроенного расписания приема, а также указав тему приема. Также любой сотрудник может задать вопрос руководителю в виде либо приватного, либо публичного электронного сообщения;

  • управление рабочим временем сотрудников предприятия – мониторинг прихода/ухода на работу сотрудников предприятия, составление гибких графиков рабочего времени сотрудников;

Защита информации

Предлагаемое решение подготовлено к сертификации ФСТЭК и ФСБ для работы с конфиденциальной информацией и информацией составляющей государственную тайну по классам защищенности 1Г и 1Б.

Предлагаемая технологическая платформа

Доку-Сфера разработана с применением свободно распространяемых программных продуктов с открытым исходным кодом, являющихся лидерами в своих направлениях. В качестве технологической платформы была выбрана Java EE. Данная технологическая платформа позволяет Доку-Сфера функционировать на любой операционной системе, в том числе и на сертифицированной операционной системе Astra Linux Special Edition.